Kontakt w sprawie składania wniosków grantowych:

Adres siedziby:

Wydział Archeologii, Szkoła Główna, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28

p. Weronika Makowska, pok. 118a (parter)

tel. 22 55 22802

e-mail: we.makowska@uw.edu.pl

mgr Krystyna Dudzińska, pok. 103 (parter)

tel. 22 55 22819, e-mail:  k.dudzinska@uw.edu.pl

Uwaga:  Przed wysłaniem wniosku należy powiadomić biuro centralne (odpowiednio BOB lub BWZ w celu wypełnienia niezbędnych dokumentów wewnętrznych).

Kontakt w sprawie środków przyznanym z subwencji poszczególnym Katedrom i doktorantom:

Magdalena Kijewska, pok. 119,  telefon: +48 22 55 22 847

e-mail:  mk.kijewska@uw.edu.pl

Dagmara Kulbicka, pok. 119, telefon: +48 22 55 22 848

e-mail:  d.kulbicka@uw.edu.pl

Kontakt z opiekunami projektów badawczych (NCN, MKIDN, MEIN) w sekcji finansowej

Uwaga: przed dokonaniem zakupu i zamówienia usługi należy skontaktować się w celu potwierdzenia dostępności środków i procedury zakupu z opiekunem projektu w sekcji finansowej

p. Weronika Makowska, pok. 118a (parter)

tel. 22 55 22802

e-mail: we.makowska@uw.edu.pl

mgr Krystyna Dudzińska, pok. 103 (parter)

tel. 22 55 22819, e-mail:  k.dudzinska@uw.edu.pl

Magdalena Kijewska, pok. 119 : telefon: +48 22 55 22 847

e-mail:  mk.kijewska@uw.edu.pl

Dagmara Kulbicka, pok. 119: telefon: +48 22 55 22 848

e-mail:  d.kulbicka@uw.edu.pl

Ogólne informacje o procedurze zakupu z kosztów bezpośrednich projektu:

Magdalena Matera, pok. pokój: 118A
telefon: +48 22 55 22 839
e-mail:  md.matera@uw.edu.pl

Informacja o umowach ogólnouniwersyteckich na UW – DZP UW

Terminy składania wniosków grantowych

• Bieżące terminy  składania wniosków na Wydziale
• Informacje biur administracji centralnej o grantach i terminach składania wniosków (w tym: dane do wniosku, dokumenty wewnętrzne do wniosków):

– Wnioski krajowe: Biuro Obsługi Badań

– Wnioski zagraniczne: Biuro Międzynarodowych Projektów Badawczych

– Informacja o grantach wewnętrznych UW

UWAGA: w niektórych wnioskach (np. do programów Ministra Kultury obowiązują limity wniosków z danej jednostki tj. UW)

Dodatkowe dokumenty: projekty zagraniczne, wydzielony rachunek bankowy, wynagrodzenia

• Wzory pism o posiadaniu wkładu własnego i analiza ryzyka
• Wynagrodzenia w projektach
• Informacja o kwalifikowalności VAT

Dla projektów z wyodrębnionym rachunkiem bankowym – druki:

Utworzenie wyodrębnionego rachunku bankowego

Link do strony Kwestury UW: https://kwestura.uw.edu.pl/millenet/

Zamknięcie rachunku bankowego:

Link do strony Kwestury UW: https://kwestura.uw.edu.pl/millenet/

Koszty pośrednie – zasady naliczania na UW

• Koszty pośrednie: Uchwała nr 18 Senatu Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 23 listopada 2016 r. w sprawie wysokości i zasad podziału kosztów pośrednich.
• Maksymalna wysokość kosztów pośrednich określona jest w dokumentacji projektowej

Aparatura i środki trwałe – zasady klasyfikowania na UW

– zgodnie z ZARZĄDZENIEM NR 94 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 9 września 2019 r. w sprawie Zasad uznawania składników majątkowych za środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz sposób ich amortyzacji i ewidencji (Monitor UW,  Poz. 239)

W projektach NCN zgodnie z ww. zarządzeniem na UW – za podstawową jednostkę podlegającą ewidencji jako środek trwały przyjmuje się pojedynczy składnik majątku trwałego spełniający określone funkcje. Dla sprzętu komputerowego urządzeniem podlegającym ewidencji jako środek trwały jest:
1) jednostka centralna;
2) monitor;
3) drukarka;
4) skaner;
5) nagrywarka zewnętrzna;
6) urządzenie wielofunkcyjne, np. łączące funkcje drukarki, skanera, itp

• Umowy związane z prowadzeniem zajęć dla studentów studiów stacjonarnych i niestacjonarnych składane są w sekcji studenckiej.

Pozostałe umowy składane są w sekcji finansowej Wydziału Archeologii (pok. 119 (środki Katedr, doktoranci) lub w pok. 118a i 119 u opiekunów poszczególnych projektów.

Zasady sporządzania umów i rachunków

Umowy należy zawierać wyłącznie w języku polskim, zasada ta dotyczy także wystawionych rachunków. Tłumaczenia udostępnione są jedynie w celu ułatwienia osobom obcojęzycznym zapoznania się z treścią podpisywanych dokumentów.
Uwaga: umowy i załączniki prosimy drukować DWUSTRONNIE.

Oświadczenie dotyczące zawierania umów cywilnoprawnych

Terminy wypłat

*****

UWAGA!

Od 16.01.2024 obowiązują nowe wzory umów zgodnie z Zarządzeniem Rektora.

Link: https://monitor.uw.edu.pl/Lists/Uchway/Attachments/6828/M.2024.19.Zarz.5.pdf

UMOWY ZLECENIE (obowiązujące od 16.01.2024r.)

Wzór umowy zlecenia zawieranej z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej

Umowa
Rachunek do Umowy zlecenia zawierana z o fiz nieprowadzącą dz gosp
Oświadczenie Przyjmującego Zlecenie dla rezydentów Polski

Oświadczenie Przyjmującego Zlecenie dla nierezydentów Polski
Oświadczenie pracownika UW

Wzór umowy zlecenia zawieranej z osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, prowadzącą działalność gospodarczą

Umowa z osobą prowadzącą działalność gospodarczą

Wzór umowy zlecenia, której przedmiotem jest prowadzenie zajęć dydaktycznych, zawieranej z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej

Umowa
Rachunek
Oświadczenie pracownika
Oświadczenie przyjmującego Zlecenie dla rezydentów Polski
Oświadczenie przyjmującego Zlecenie dla nierezydentów Polski

Wzór umowy zlecenia, której przedmiotem jest prowadzenie zajęć dydaktycznych, zawieranej z osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, prowadzącą działalność gospodarczą

Umowa z osobą prowadzącą działalność gospodarczą

UMOWA O DZIEŁO (obowiązujące od 16.01.2024r.)

Wzór umowy o dzieło zawieranej z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej

Umowa
Specyfikacja do dzieła

Rachunek rezydent
Rachunek nierezydent
Protokół odbioru dzieła
Oświadczenie pracownika

Wzór umowy o dzieło z osobą prowadzącą działalność gospodarczą

Umowa z osobą prowadzącą działalność gospodarczą
Specyfikacja do dzieła

UMOWA O DZIEŁO Z PRZENIESIENIEM PRAW (obowiązujące od 16.01.2024r.)

Wzór umowy o dzieło z przeniesieniem praw, zawieranej z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej

Umowa
Specyfikacja do dzieła
Protokół przyjęcia dzieła
Oświadczenie pracownika

Wzór umowy o dzieło z przeniesieniem praw, zawieranej z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą

Umowa z osobą prowadzącą działalność gospodarczą
Specyfikacja do dzieła

UMOWY – STUDIA PODYPLOMOWE i NIESTACJONARNE

Umowa o odpłatność za studia niestacjonarne w języku angielskim na UW finansowane przez osobę trzecią

Umowa o odpłatność za studia podyplomowe finansowane przez osobę trzecią

Umowa o odpłatność za studia podyplomowe

Umowa o odpłatności za studia podyplomowe zawierana z Uczestnikiem prowadzącym działalność gospodarczą

STYPENDIUM NCN

Umowa o realizację i finansowanie stypendium naukowego w projektach badawczych finansowanych ze środków NCN

UMOWA PRZEWOZU

Umowa przewozu z załącznikami

UMOWA WYDAWNICZA

Umowa wydawnicza

******

Poniżej wzory umów obowiązujące do 15.01.2024

UMOWY ZLECENIA wzór do 15.01.2024

Wzór umowy zlecenia zawieranej z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej

• • Umowa zlecenia
  • Oświadczenie przyjmującego zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla rezydentów Polski
  • Oświadczenie przyjmującego zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla nierezydentów Polski
  • Oświadczenie pracownika UW
  • Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych
  • Rachunek
  • Rachunek do umów zlecenie zawartych w okresie 01.09.2020-04.02.2021
  • druki ZUS

Tłumaczenie na język angielski :

• • Oświadczenie
  • Umowa zlecenia [1 English}
  • Oświadczenie przyjmującego zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla rezydentów Polski [2. English]
  • Oświadczenie przyjmującego zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla nierezydentów Polski [3. English]
  • Oświadczenie pracownika UW 4. English version]
  • Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych [5. English]
  • Rachunek [6. English]

• Umowa zlecenia
• Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych – osoba fizyczna
• Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych – dla osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej

• • Umowa zlecenia
  • Oświadczenie przyjmującego zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla rezydentów Polski
  • Oświadczenie przyjmującego zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla nierezydentów Polski
  • Oświadczenie pracownika UW
  • Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych
  • Rachunek
  • Rachunek do umów na prowadzenie zajęć zawartych w okresie 01.09.2020-04.02.2021
  • Druki ZUS

Tłumaczenie na język angielski:

• • Oświadczenie

• • Umowa o dzieło [17. English]
  • Protokół odbioru dzieła (18. English)
    
  • Oświadczenie pracownika UW [19. English]
  • Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych [20. English]
  • Rachunek (rezydent Polski) [21. English]
  • Rachunek (nierezydent Polski) [22. English]

• Umowa zlecenia
• Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych

• • • Umowa o dzieło
    • Specyfikacja do umowy o dzieło
    • Protokół odbioru dzieła
    • Oświadczenie pracownika UW
    • Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych
    • Rachunek (rezydent Polski)
    • Rachunek (nierezydent Polski)
    • rachunek do umowy o dzieło zawartej w okresie 01.09.2020-04.02.2021
    • rachunek do umowy o dzieło zawartej w okresie 01.09.2020-04.02.2021- nierezydent

Tłumaczenie na język angielski:

• Oświadczenie

• Umowa o dzieło [17. English]
• Protokół odbioru dzieła [18. English]
• Oświadczenie pracownika UW [19. English]
• Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych [20. English]
• Rachunek (rezydent Polski) [21. English]
• Rachunek (nierezydent Polski) [22. English]

Umowa o dzieło z os. prowadzącą działalność gospodarczą z załącznikami

wzór do 15.01.2024

Umowa

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych (reprezentanci, pełnomocnicy)

Informacja przetwarzania danych osobowych

Protokół odbioru dzieła

Rachunek do umowy o dzieło os. prowadząca działalność gosp. – nierezydent

UMOWY O DZIEŁO Z PRZENIESIENIEM PRAW AUTORSKICH

Umowa o dzieło wraz z przeniesieniem praw autorskich z os. nieprowadzącą działalności gospodarczej z załącznikami

wzór do 15.01.2024

Umowa

Specyfikacja do dzieła

Oświadczenie pracownika UW

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych

Protokół przyjęcia dzieła

Rachunek – rezydent

Rachunek – nierezydent

Umowa o dzieło wraz z przeniesieniem praw autorskich z os. prowadzącą działalność gospodarczą z załącznikami

wzór do 15.01.2024

Umowa

Specyfikacja do dzieła

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (reprezentanci, pełnomocnicy)

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Protokół przyjęcia dzieła

POZOSTAŁE WZORY

Wzór umów zawieranych z fundacjami, stowarzyszeniami, innymi organizacjami społecznymi i zawodowymi oraz
samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej.

wzór do 15.01.2024

• Umowa zlecenie
• Umowa o dzieło zawierana z osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, prowadzącą działalność gospodarczą
• Umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich zawierana z osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, prowadzącą działalność gospodarczą

Wzór umowy o dzieło na recenzję w postępowaniu o nadanie stopnia doktora, zawierana z osobą niebędącą pracownikiem UW

wzór do 15.01.2024

• Umowa o dzieło
• Protokół przyjęcia dzieła
• Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych
• Rachunek

Tłumaczenie na język angielski:

• Oświadczenie

• Umowa o dzieło
• Protokół przyjęcia dzieła 
• Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych

• Rachunek

Tłumaczenie na język angielski:

• Oświadczenie

• Umowa
• Oświadczenie przyjmującego zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla rezydentów Polski
• Oświadczenie przyjmującego zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla nierezydentów Polski
• Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych

• Rachunek

• Umowa [44. English]
• Oświadczenie przyjmującego zlecenie dla celów podatkowych ubezpieczeniowych dla nierezydentów Polski [45. English]
• Oświadczenie przyjmującego zlecenie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych dla rezydentów Polski [46. English]
• Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych [47. English]
• Rachunek [48.English]

• Umowa [49. English]
• Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych [50.English]
• Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych – osoba fizyczna

Pozostałe umowy:

ZARZĄDZENIE NR 20 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO
z dnia 23 lutego 2022 r 

•  Umowa o odpłatności za studia podyplomowe –stanowi załącznik nr 16 do
  zarządzenia; wzór do 15.01.2024
  
• Umowa o odpłatności za studia podyplomowe finansowane przez osobę trzecią – stanowi załącznik nr 17 do zarządzenia; wzór do 15.01.2024
  
• Umowa o odpłatności za studia niestacjonarne/w języku angielskim na
  Uniwersytecie Warszawskim finansowane przez osobę trzecią – stanowi
  załącznik nr 18 do zarządzenia; wzór do 15.01.2024
•  Umowa o realizację i finansowanie stypendium naukowego w projektach
  badawczych finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki –
  stanowi załącznik nr 19 do zarządzenia; wzór do 15.01.2024
  
•  Umowa wydawnicza stanowi załącznik nr 20 do zarządzenia; wzór do 15.01.2024
  

• Umowy wolontariackie
  

Do pobrania wzory dokumentów w języku polskim:

1. wzór porozumienia ogólnego (DOCX 31 KB)
2. wzór zgody rodzica/prawnego opiekuna osoby niepełnoletniej (DOCX 15 KB) 
3. wzór wypowiedzenia porozumienia o wykonywaniu świadczeń wolontariackich na rzecz Uniwersytetu Warszawskiego (DOCX 14 KB) 

Do pobrania wzory dokumentów w języku angielskim:

1. wzór porozumienia ogólnego (DOCX 36 KB)
2. wzór zgody rodzica/prawnego opiekuna osoby niepełnoletniej w języku angielskim (DOCX 15 KB)
3. wzór wypowiedzenia porozumienia o wykonywaniu świadczeń wolontariackich na rzecz Uniwersytetu Warszawskiego (DOCX 14 KB) 

Zarządzenie nr 68 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego w sprawie Regulaminu Uniwersyteckiego Centrum Wolontariatu i zasad korzystania ze wsparcia wolontariuszy przez jednostki organizacyjne UW.

• Informacje dodatkowe:
• od 16.01.2024
• ZARZĄDZENIE NR 5 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 16 stycznia 2024 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 82 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawnych

Do 15.01.2024:

• ZARZĄDZENIE NR 193 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 26 sierpnia 2020 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 82 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawnych M.2020.370.Zarz.193
• Zarządzenie nr 82 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie umów cywilnoprawnych [ENGLISH]
• ZARZĄDZENIE NR 20 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO
  z dnia 23 lutego 2022 r
  

• Formularze ZUS dla osób spoza UW:

Wynagrodzenie etatowe i dodatki do wynagrodzeń

Na stronie Biura Spraw Pracowniczych dostępne są druki dotyczące zatrudnienia, dodatków (zadaniowych, funkcyjnych), wynagrodzenia uzupełniającego, wprowadzenia zmian do danych osobowych, itp.

Link do strony BSP:  https://bsp.adm.uw.edu.pl/bsp-druki-do-pobrania/

Druk- Horyzont 2020 – Bonus projektowy

Kontakt:  https://bsp.adm.uw.edu.pl/zespol/

Regulamin wynagrodzeń

Świadczenia socjalne – informacja na stronie Biura Spraw Socjalnych

Kontakt: https://bssoc.uw.edu.pl/kontakt/

Podróż samochodem prywatnym:

• ewidencja przebiegu pojazdu – Zwrot kosztów za używanie samochodu prywatnego do zagranicznych podróży służbowych następuje na podstawie  ewidencji przebiegu pojazdu, zatwierdzonej przez pracodawcę.
• umowa w sprawie użytkowania pojazdu prywatnego do celów służbowych
• badania lekarskie –  pracownicy zobowiązani są do aktualnych badań lekarskich – szczegółowe informacje w dziekanacie Wydziału Archeologii – podstawa prawna :
• ZARZĄDZENIE NR 61 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 4 sierpnia 2017 r.w sprawie przeprowadzania dodatkowych badań pracowników wykorzystujących samochody służbowe lub prywatne do celów służbowych na Uniwersytecie Warszawskim – Pracownicy kierujący pojazdami służbowymi oraz pracownicy występujący o zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych zobowiązani są do wykonania dodatkowych badań z zakresu medycyny pracy i przedstawienia odpowiedniego zaświadczenia w Biurze Spraw Pracowniczych.
  • Skierowanie na dodatkowe badania lekarskie pracowników wykorzystujących samochody służbowe lub prywatne dla celów służbowych [docx]
• Obwieszczenie Ministra Zdrowia z dnia 24 listopada 2021 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie badań psychologicznych osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami, kierowców oraz osób wykonujących pracę na stanowisku kierowcy

• Stawki za 1 km przebiegu pojazdu przed zmianą od 17 stycznia 2023 r. i po zmianie

• Rodzaj pojazdu
  	Stawki   – od 17 stycznia 2023 r.
  Dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3	0,89 zł
  Dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3	1,15 zł
  Dla motocykla	0,69 zł
  Dla motoroweru	0,42 zł

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2023, poz. 5)

• Regulamin gospodarowania samochodami służbowymi stanowiącymi własność Wydziału Archeologii Uniwersytetu Warszawskiego

regulamin samochody pop (2)

• REGULAMIN KORZYSTANIA ZE SPECJALISTYCZNEGO SPRZĘTU, BĘDĄCEGO NA STANIE WYDZIAŁU ARCHEOLOGII UW, NA POTRZEBY ZWIĄZANE Z PROCESEM KSZTAŁCENIA I PROWADZENIA BADAŃ

regulamin korzystania ze sprzętu WA UW uzupełniony 09.06.21-1

umowa użyczenia sprzętu specjalistycznego.

Krajowe podróże służbowe – informacje ogólne:

Dokumenty należy złożyć w sekcji finansowej

– środki Katedr, doktoranci, ćwiczenia terenowe -pok. 119 lub pok. 103;

– projekty – u poszczególnych opiekunów projektów w sekcji finansowej:
pok. 118a i 119 lub pok. 103.

Niezbędne dokumenty – pracownik i doktorant oraz studenci:

•  Polecenie wyjazdu służbowego – dla pracowników i doktorantów (dla doktorantów Polecenie wyjazdu)
• Studenci – opiekun składa preliminarz kosztów z uzasadnieniem kosztów wyjazdu

Niezbędne dokumenty – osoby spoza UW zatrudnione w innych jednostkach budżetowych:

• Umowa cywilno-prawna dla osób spoza UW regulująca zakres prac, wysokość wynagrodzenia i zakres finansowania.
• Osoby z innych jednostek budżetowych – w związku z tym,  że dla osób z zewnątrz nie jest wypłacana zaliczka, proponuje się rozliczenie ich wyjazdu poprzez notę wystawioną przez jednostkę macierzystą.
• Zobowiązanie do pokrycia kosztów wyjazdu przez UW oraz umowa o finansowanie, która stanowi załącznik do umowy cywilnoprawnej
  
  Osoby, które nie są zatrudnione w innych jednostkach budżetowych:
• Umowa cywilno-prawna dla osób spoza UW regulująca zakres prac , wysokość wynagrodzenia i zakres finansowania.
• Umowa o finansowanie wyjazdów krajowych/zagranicznych spoza UW –plik do wypełnienia

Preliminarz -wyjazd grupy osób (projekt, ćwiczenia terenowe):

Jeśli koszty dotyczą kilku osób, proszę na preliminarzu zaznaczyć kogo dotyczą i kto będzie osobą rozliczającą. Do rozliczenia proszę dołączyć informację kto pokrywał koszty grupy i dla kogo ma być dokonany zwrot i z jakiego źródła finansowania.

W przypadku wyjazdów w ramach realizacji projektów (z subwencji, grantów, itd.) wniosek winien być zainicjowany i parafowany przez kierownika projektu.

Podstawa prawna – diety:

• stawki od 01.01.2023:  Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2022 poz. 2302)  – rozporządzenie zmienia wysokość stawki diety krajowej w podróżach krajowych od 1 stycznia 2023 na 45 zł;
• Wysokość diet:  od 28 lipca do 31 grudnia 2022 obowiązują nowe stawki na podstawie Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022r. (Dz. U. z 2022 roku poz. 1481)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu  w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 roku poz. 167) – określa m.in. sposób kalkulacji kosztów noclegów i podróży lokalnych.

Zaliczka na podróż dla pracownika:

Uwaga: jeśli zaliczka na wyjazd dotyczy usług i zakupów w celu realizacji projektu proszę załączyć preliminarz z opisem kosztów: ich celowości związanej z realizowanym projektem ( np. poprzez odniesienie do punktu budżetu.

Uwaga:  Zaliczka nie może być zatwierdzona do wypłaty, jeżeli występujący o zaliczkę nie rozliczył się z poprzedniej – por. ust. 8 w Zarządzenie nr 15 z 17 kwietnia 2007 (Monitor UW z 2007 r. Nr 4, poz. 233).

ZARZĄDZENIE NR 15 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 17 kwietnia 2007 r. w sprawie zasad wypłat i rozliczeń zaliczek gotówkowych
na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2007 r. Nr 4, poz. 233).

Wysokość diety krajowej dla pracowników:

• dieta w podróży krajowej -od 1 stycznia 2023 – 45 zł;

Na podstawie ww. diety pozostałe koszty będą wynosiły :

• ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej – 9,00 zł;
• ryczałt za nocleg, 67,50 zł od 01.01.2023 stanowiący 150% diety;
• zwrot udokumentowanych kosztów noclegu (faktura) będzie następował w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, tj. 900 zł;
• Przyjmuje się, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:śniadanie – 25% diety (od 01.2023 – 11,25 zł);obiad – 50% diety (od. 01.01.2023- 22,50 zł);kolacja – 25% diety (od 01.01.2023 – 11,25 zł).
• Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
  1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
  a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
  b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;Dieta nie przysługuje:
  1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
• 2) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Bilety krajowe

Podróż samolotem

• zlecenie zakupu biletu lub  zlecenie zakupu tanią linią lotniczą

Uwaga – umowa z Whynottravel została zakończona w dniu 03.09.2023, uprzejmie proszę o kontakt z sekcją finansową w sprawie zakupu biletów.

Bilet lotniczy komunikacji krajowej należy zakupić, zgodnie z umową przetargową nr DZP-362-106/2019 z dnia 30 kwietnia 2020 r. za pośrednictwem Biura WhyNotTravel.

Podróż pociągiem lub autobusem

• Na podstawie złożonego wniosku o oddelegowanie, na konto osoby wyjeżdżającej (pracownika) może zostać przelana zaliczka na pokrycie kosztów biletu.
• Bilet kolejowy można zakupić w kasach  lub on line, wówczas faktura będzie wystawiona zgodnie z danymi wprowadzonymi do systemu rezerwacji. Dane do faktury:  Uniwersytet Warszawski, NIP: 525-001-12-66, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa.

Zakup biletu przez Internet

Bilety kolejowe relacji krajowej można kupić za pomocą systemu internetowej sprzedaży biletów e-IC przez stronę PKP Intercity.
Przez Internet można zakupić bilety jednorazowe na przejazd na odległość powyżej 50 km, na wszystkie pociągi Express InterCity (EIC) oraz Twoich Linii Kolejowych (TLK).
Przed dokonaniem zakupu należy utworzyć własne konto, wypełniając formularz rejestracyjny online.
Za elektroniczny bilet kolejowy można zapłacić kartą (systemy Visa, Meastro, MasterCard) lub przelewem online.
W trakcie zakupu można „poprosić system” o wystawienie faktury VAT i przysłanie jej drogą elektroniczną lub pocztą.

Dane do faktury:  Uniwersytet Warszawski, NIP: 525-001-12-66, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa.

Podróż samochodem – dokumenty

Informacje ogólne:

• Zlecenie zakupu biletu
• Zlecenie zakupu biletu tanią linią
•  Wytyczne dotyczące zakupu biletów w podróży zagranicznej, formularze: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/ 
• zakupu biletu nie można dokonywać w biurze podróży;
• nie dopuszcza się płatności za zakup biletów ze środków własnych osoby wyjeżdżającej
• Wnioski wyjazdowe należy złożyć w sekcji finansowej Wydziału Archeologii (pok. 119, 118a)
• Urlop naukowy – Dziekanat Wydziału Archeologii UWAGA NOWY!
  
• Rozliczenie wyjazdu – informacje do rozliczenia należy wysłać na email: Rozliczenia@adm.uw.edu.pl  (pozostałe informacje w Kwesturze Kwestura UW-Sekcja Obrotu Zagranicznego)
• Ubezpieczenie (dla pracowników, studentów). W celu przystąpienia do ubezpieczenia należy przesłać zgłoszenie e-mailem  na adres: podroze.sluzbowe@uw.edu.pl . Zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko, dzień wyjazdu i dzień powrotu do kraju, kraj docelowy wyjazdu oraz nieobowiązkowo dane osoby uposażonej w przypadku śmierci ubezpieczonego (imię i nazwisko oraz stopień pokrewieństwa). Wymagany jest zaakceptowany wniosek wyjazdowy jako załącznik.
• Dla osób spoza UW:  Wzór zobowiązania UW do sfinansowania kosztów poniesionych przez osoby niebędące pracownikami, doktorantami i studentami UW w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego (dla emerytów i osób spoza UW).
• Dla osób spoza UW: Porozumienie o wolontariacie  w przypadku realizowania wyjazdu bez kosztów wynagrodzeń i stypendium, tj. w ramach wolontariatu
• Podróż samochodem (umowa, ewidencja przebiegu pojazdu  – formularze i wzór umowy w osobnej zakładce
• Podpis elektroniczny – na dokumentach wyjeżdżający może złożyć podpis elektroniczny  w  wyznaczonych miejscach (uwaga: na wniosku dwa).

Informacje szczegółowe:

Zakup biletów

• Zlecenie zakupu biletu
• Zlecenie zakupu biletu tanią linią

• Zlecenie zakupu biletu: Uwaga: nowe  (od dni 18. grudnia 2023) wytyczne dotyczące zakupu biletów w podróży zagranicznej, formularze: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/ 
• zakupu biletu nie można dokonywać w biurze podróży;
• nie dopuszcza się płatności za zakup biletów ze środków własnych osoby wyjeżdżającej
• Diety

Wyliczenie przysługujących diet (szczegółowe zasady znajdują się w Zarządzeniu nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia “Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz o trybie ich rozliczania”. :

Stawki obowiązujące od 29 listopada 2022:

http://bob.uw.edu.pl/diety_zagraniczne/

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie – 15% diety;
2) obiad – 30% diety;
3) kolacja – 30% diety

Warunki, w tym rodzaj i wysokość świadczeń przysługujących studentom
i doktorantom oraz innym osobom niebędącym pracownikami UW, wyjeżdżających za granicę w ramach wykonywania zadań Uniwersytetu, ustalają osoby wymienione w § 7 Zarządzenia Rektora nr 28.

Wyjazdy zagraniczne finansowane z zewnętrznych źródeł w ramach
programów, projektów i porozumień międzynarodowych i krajowych, realizowane są zgodnie zasadami dla nich przewidzianymi (dotyczy to m.in. programu Erasmus oraz programów finansowanych z funduszy Unii Europejskiej)

Wyjeżdżający może otrzymać ryczałt (tzw. dieta dojazdowa) na pokrycie
kosztów dojazdu z dworca i do dworca w miejscowości docelowej za granicą oraz w innej miejscowości, w której delegowany korzystał z noclegu.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje
ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.

Za nocleg przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem
hotelowym (fakturą), w granicach limitów określonych w rozporządzeniu o którym mowa w § 3 ust. 1.
Rachunek hotelowy (faktura) powinien być wystawiony na Uniwersytet
Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa.

W przypadku nieprzedłożenia rachunku za nocleg przysługuje ryczałt
w wysokości 25% limitu diety hotelowej określonej dla danego kraju. Ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu oraz gdy Wyjeżdżającemu zapewniono bezpłatny  nocleg, lub gdy został on sfinansowany w ramach opłaty konferencyjnej.

Informacje szczegółowe: strona Biura Współpracy z Zagranicą UW

Ubezpieczenie

• Ubezpieczenie na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej)

Pracownicy i studenci UW, którzy są delegowani / kierowani z UW za granicę mogą na okres wyjazdu, przystąpić do ubezpieczenia Kosztów Leczenia i Assistance za granicą w Towarzystwie Ubezpieczeń Wzajemnych Polski Zakład Ubezpieczeń Wzajemnych (TUW PZUW), na podstawie polisy otwartej (obrotowej) numer JQ1 023E0038.
Koszt składki ubezpieczeniowej ponosi w takim przypadku Uniwersytet Warszawski.

W celu przystąpienia do ubezpieczenia należy przesłać zgłoszenie e-mailem  na adres: podroze.sluzbowe@uw.edu.pl

Zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko, dzień wyjazdu i dzień powrotu do kraju, kraj docelowy wyjazdu oraz nieobowiązkowo dane osoby uposażonej w przypadku śmierci ubezpieczonego (imię i nazwisko oraz stopień pokrewieństwa). Należy załączyć zaakceptowany wniosek wyjazdowy.

Informacja na temat ubezpieczenia w TUW PZUW
Ogólne warunki ubezpieczenia

Osoby delegowane / kierowane z UW za granicę, mogą dodatkowo zakupić  ubezpieczenie NNW, OC i Bagażu w STU ERGO Hestia SA. według zasad poniżej jak dla osób nie delegowanych z UW.

Zaliczka i rozliczenie wyjazdu zagranicznego

• Wypłata gotówki – w polu przeznaczonym na numer konta proszę wpisać EWG (Elektroniczna Wypłata Gotówkowa) i oddział banku Millennium;
• Ponadto, w związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet [→http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne/]. Uwaga noty powinny być wystawiana dla każdego projektu/źródła finansowania osobno.
• Obieg dokumentów wniosek i rozliczenie:  informacja Kwestury UW 
• Rozliczenie wyjazdu – e-mail do : rozliczenia@adm.uw.edu.pl
• Kontakt z Kwesturą  Sekcja Obrotu Zagranicznego Kwestura UW 

Niezbędne dokumenty:

PRACOWNIK UW, STUDENT, DOKTORANT

• Zlecenie zakupu biletu
• Zlecenie zakupu biletu tanią linią  

• Zlecenie zakupu biletu: Uwaga: nowe  (od dni 18. grudnia 2023) wytyczne dotyczące zakupu biletów w podróży zagranicznej, formularze: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/ 
• zakupu biletu nie można dokonywać w biurze podróży;
• nie dopuszcza się płatności za zakup biletów ze środków własnych osoby wyjeżdżającej
• Podanie o urlop naukowy dla pracownika- załącznik N0WY wzór! – proszę o złożenie do Dziekanatu
  
• Uwaga: w przypadku wyjazdu na kwerendę – nie obowiązuje formularz o urlop  – należy złożyć podanie do Prorektora prof. dr hab. Sambora Gruczy z prośbą o udzielenie urlopu na kwerendę (z podaniem celu).
• Wniosek wyjazdowy (wniosek – wersja pdf) (do Sekcji Finansowej)
• Ubezpieczenie (informacja powyżej)
• Obieg dokumentów – wniosek i rozliczenie:  informacja Kwestury UW 
• Zaliczka –  Zaliczka nie może być zatwierdzona do wypłaty, jeżeli występujący o zaliczkę nie rozliczył się z poprzedniej – por. ust. 8 w Zarządzenie nr 15 z 17 kwietnia 2007 (Monitor UW z 2007 r. Nr 4, poz. 233).
• Wiza –  zlecenie usługi wizowania
• Podróż samochodem- dokumenty (uwaga pracownicy: także w przypadku korzystania z wynajętego samochodu za granicą obowiązują badania lekarskie)
• Rozliczenie wyjazdu e-mail do: rozliczenia@adm.uw.edu.pl
• Kwestura UW-Sekcja Obrotu Zagranicznego

OSOBY SPOZA UW

• zakupu biletu nie można dokonywać w biurze podróży;
• nie dopuszcza się płatności za zakup biletów ze środków własnych osoby wyjeżdżającej
• Nie można dokonywać zakupu kartą służbową

Dokumenty wyjazdowe składane w Sekcji Finansowej Wydziału Archeologii. p. 119 lub 103a – kontakt e-mail: wa.fiansne@uw.edu.pl

• Wniosek wyjazdowy (wniosek – wersja pdf)
• Zlecenie zakupu biletu
• Zlecenie zakupu biletu tanią linią
• Umowa finansowania wyjazdów zagranicznych osób niebędących pracownikami, doktorantami, studentami UW – Wzór zobowiązania UW do sfinansowania kosztów poniesionych przez osoby niebędące pracownikami, doktorantami i studentami UW w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego.
• Porozumienie o wolontariacie  w przypadku realizowania wyjazdu bez kosztów wynagrodzeń w ramach wolontariatu
• Umowa cywilno-prawna regulująca zakres wykonywanych prac oraz wysokość wynagrodzenia
• Innym rozwiązaniem może być dodanie do umów cywilno-prawnych zawieranych z tymi osobami zobowiązania UW do pokrycia kosztów wyjazdu
• ubezpieczenie  na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej);
• Wiza –  zlecenie usługi wizowania
• Rozliczenie wyjazdu – e-mail do : rozliczenia@adm.uw.edu.pl
  
•   Sekcja Obrotu Zagranicznego Kwestura UW 

Usługi wizowania

Wiza – zlecenie usługi wizowania

Środki podróży

Podróż samolotem

• Formularz zapytania o cenę biletu

• Zlecenie zakupu biletu
• Zlecenie zakupu biletu tanią linią

http://bwz.uw.edu.pl/zakup-biletow/

Podróż pociągiem lub autobusem

• Na podstawie złożonego wniosku o oddelegowanie, na konto osoby wyjeżdżającej (pracownika) może zostać przelana zaliczka na pokrycie kosztów biletu.
• Bilet kolejowy można zakupić w kasach  lub on line, wówczas faktura będzie wystawiona zgodnie z danymi wprowadzonymi do systemu rezerwacji.

Zakup biletu przez Internet

Bilety kolejowe relacji krajowej można kupić za pomocą systemu internetowej sprzedaży biletów e-IC przez stronę PKP Intercity.
Przez Internet można zakupić bilety jednorazowe na przejazd na odległość powyżej 50 km, na wszystkie pociągi Express InterCity (EIC) oraz Twoich Linii Kolejowych (TLK).
Przed dokonaniem zakupu należy utworzyć własne konto, wypełniając formularz rejestracyjny online.
Za elektroniczny bilet kolejowy można zapłacić kartą (systemy Visa, Meastro, MasterCard) lub przelewem online.
W trakcie zakupu można „poprosić system” o wystawienie faktury VAT i przysłanie jej drogą elektroniczną lub pocztą.

Podróż samochodem- dokumenty

Informacje dodatkowe:

Zarządzenie nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia “Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz o trybie ich rozliczania”.

Zarządzenie nr 22 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 20 kwietnia 2012 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji o szczegółowych zasadach regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz o trybie ich rozliczania – [aktualny wniosek wyjazdowy].

Uwaga:

Zgodnie z ww. Zarządzeniem (par. 7):

4. Akceptację wyjazdu należy poprzedzić analizą jej celowości i kosztów,
zakresu świadczeń strony zagranicznej (zapraszającej) oraz możliwości finansowych Uniwersytetu Warszawskiego i jednostki organizacyjnej.

Uwaga: jeśli zaliczka na wyjazd dotyczy usług i zakupów w celu realizacji projektu proszę załączyć preliminarz z opisem kosztów: ich celowości związanej z realizowanym projektem ( np. poprzez odniesienie do punktu budżetu.

Wyjazd grupy osób (projekt, ćwiczenia terenowe):

Jeśli koszty dotyczą kilku osób, proszę na preliminarzu zaznaczyć kogo dotyczą i kto będzie osobą rozliczającą. Do rozliczenia proszę dołączyć informację kto pokrywał koszty grupy i dla kogo ma być dokonany zwrot i z jakiego źródła finansowania.

5. W przypadku wyjazdów w ramach realizacji projektów (BST, grantów,
strukturalnych, itd.) wniosek winien być zainicjowany i parafowany przez kierownika projektu.

Dodatkowe ubezpieczenia dla pracowników Uniwersytetu Warszawskiego (w tym także w czasie wyjazdów zagranicznych

W przypadku konieczności zakupu dodatkowego ubezpieczenia finansowanego z projektu badawczego proszę o kontakt z pracownikami sekcji finansowej Wydziału w celu weryfikacji kwalifikowalności kosztów oraz weryfikacji czy wymagana jest zgoda Kanclerza.

Pracownicy Uniwersytetu, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu NFZ. Mogą też skorzystać z dodatkowego, płatnego ubezpieczenia grupowego w PZU lub Nordea Polska S.A. oraz prywatnego programu ubezpieczenia zdrowotnego Luxmed i PZU Zdrowie.

Informacje szczegółowe

Ubezpieczenie podczas wyjazdów zagranicznych

Uwaga: od 1 sierpnia 2023  pracownicy, doktoranci i studenci Uniwersytetu Warszawskiego delegowani i kierowani za granicę mogą zostać objęci ubezpieczeniem kosztów leczenia i assistance. UW zawarł umowę w tym zakresie z Towarzystwem Ubezpieczeń Wzajemnych Polskim Zakładem Ubezpieczeń Wzajemnych (TUW PZUW).

Warunki ubezpieczenia oraz procedura zgłoszenia do ubezpieczenia:

Link:  https://www.uw.edu.pl/wp-content/uploads/2023/07/ubezpieczenie-podrozy-sluzbowych-2023.pdf.

Formularze:

W celu objęcia ochroną ubezpieczeniową Kosztów Leczenia i Assistance osoby wyjeżdżającej służbowo / kierowanej z UW za granicę należy przed wyjazdem przekazać na adres mailowy podroze.sluzbowe@uw.edu.pl zgłoszenie do ubezpieczenia zawierające następujące dane dotyczące osoby wyjeżdżającej:

imię i nazwisko,

dzień wyjazdu

i dzień powrotu do kraju,

kraj docelowy wyjazdu

oraz dane osoby uposażonej w przypadku śmierci ubezpieczonego.

W przypadku wystąpienia szkody w okresie od 01.08.2023 – 31.07.2024 objętej ubezpieczeniem należy powiadomić (podając numer polisy: JQ1 023E0038): z terenu RP i poza RP:
Centrum Pomocy Assistance TUW PZUW: + 48 22 582 57 70
(całodobowo).

Dokumenty należy złożyć w sekcji finansowej Wydziału Archeologii UW (pok. 118a lub 119)

• KONFERENCJA – organizacja i preliminarz
  

Preliminarz kosztów konferencji 

Po wypełnieniu proszę o przekazanie do Sekcji finansowej Wydziału Archeologii

Informacje ogólne – organizacja konferencji i wystaw, wynajem sal na UW

SKŁADKA CZŁONKOWSKA

• Formularz i oświadczenie PIT

ZAPROSZENIE GOŚCIA KRAJOWEGO I Z ZAGRANICY

• Zgłoszenie pobytu gościa
• Pokwitowanie odbioru diet przez gościa UW

Zakup biletu dla gościa (lotniczego, kolejowego lub autobusowego)

• Zlecenie zakupu biletu
• Zlecenie zakupu biletu tanią linią

Nocleg:

• Hotel Hera – zgłoszenie pobytu
• Sokrates_krotkoterminowe – zgłoszenie pobytu krótkoterminowego
• Sokrates_dluoterminowe – zgłoszenie pobytu długoterminowego

Uwaga: opiekun może pobrać zaliczkę, jeśli poprzednie zaliczki zostały rozliczone

Opis procedury

Zgłoszenie pobytu gościa Uniwersytetu Warszawskiego

Sprawy formalne: przed pobytem gościa należy wypełnić formularz i złożyć do sekcji finansowej (pok. 118a lub 119).

W przypadku gości zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej pobyt rozliczany jest notą zewnętrzną (delegacja jest składania w jednostce macierzystej).

• Zgłoszenie pobytu gościa

Zaproszenie wypełnia osoba zapraszająca lub opiekun gościa. Na formularzu niezbędna jest akceptacja Dziekana i Pełnomocnika Kwestora. Zaliczka może być pobrana przez opiekuna gościa.

Sekcja finansowa przesyła na tej podstawie informację do BWZ na adres international@uw.edu.pl

Zakwaterowanie

Zakwaterowanie – informacja na stronie BWZ (informacja o zniżkach w obiektach UW i innych hotelach w Warszawie )

Dom gościnny Hera
ul. Belwederska 26/30, 00-594 Warszawa
Zakwaterowanie w tzw. “części doktoranckiej” – tylko za pośrednictwem BWZ.

• Zgloszenie_przyjazdu_HERA

Dom gościnny Sokrates
ul. Smyczkowa 9, 02-678 Warszawa

• Sokrates_krotkoterminowe – zgłoszenie pobytu krótkoterminowego
• Sokrates_dluoterminowe – zgłoszenie pobytu długoterminowego

Podróż gościa – krajowego lub  z zagranicy

W przypadku rozliczania kosztów podróży obowiązują procedury tak jak dla pracowników UW.

Podróż samolotem

• zlecenie zakupu biletu lub  zlecenie zakupu tanią linią lotniczą

Bilet lotniczy komunikacji krajowej należy zakupić, zgodnie z umową przetargową nr DZP-362-106/2019 z dnia 30 kwietnia 2020 r. za pośrednictwem Biura WhyNotTravel.

Podróż pociągiem lub autobusem

• Na podstawie złożonego wniosku o oddelegowanie, na konto osoby wyjeżdżającej (pracownika) może zostać przelana zaliczka na pokrycie kosztów biletu.
• Bilet kolejowy można zakupić w kasach  lub on line, wówczas faktura będzie wystawiona zgodnie z danymi wprowadzonymi do systemu rezerwacji.

Zakup biletu przez Internet

Bilety kolejowe relacji krajowej można kupić za pomocą systemu internetowej sprzedaży biletów e-IC przez stronę PKP Intercity.
Przez Internet można zakupić bilety jednorazowe na przejazd na odległość powyżej 50 km, na wszystkie pociągi Express InterCity (EIC) oraz Twoich Linii Kolejowych (TLK).
Przed dokonaniem zakupu należy utworzyć własne konto, wypełniając formularz rejestracyjny online.
Za elektroniczny bilet kolejowy można zapłacić kartą (systemy Visa, Meastro, MasterCard) lub przelewem online.
W trakcie zakupu można „poprosić system” o wystawienie faktury VAT i przysłanie jej drogą elektroniczną lub pocztą.

UWAGA: każdy bilet jednorazowy na przejazd koleją normalnotorową na odległość nie mniejszą niż 50 km, zakupiony w kasie kolejowej, jest fakturą. Do takich biletów nie są wystawiane faktury VAT.

Rozliczenie pobytu

Rozliczenie z podpisami gościa składane jest w sekcji finansowej Wydziału Archeologii pok. 118a lub 119:

• Pokwitowanie odbioru diet przez gościa UW

Zaliczka dla opiekuna gościa:

Uwaga:  Zaliczka nie może być zatwierdzona do wypłaty, jeżeli występujący o zaliczkę nie rozliczył się z poprzedniej (dotyczy to także zaliczek pobranych na inny cel) –  por. ust. 8 w Zarządzenie nr 15 z 17 kwietnia 2007 (Monitor UW z 2007 r. Nr 4, poz. 233).

Podstawa prawna:

ZARZĄDZENIE NR 15 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 17 kwietnia 2007 r. w sprawie zasad wypłat i rozliczeń zaliczek gotówkowych
na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2007 r. Nr 4, poz. 233).

Zgłoszenie pobytu gościa Uniwersytetu Warszawskiego stanowi załącznik do zarządzenia nr 11 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 6 lutego 2019 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 130 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 12 grudnia 2018 r. w sprawie Regulaminu przyjmowania gości na Uniwersytecie Warszawskim oraz finansowania kosztów ich pobytu (M.2019.27.Zarz.11)

ZAKUPY

Uwaga: przed dokonaniem zakupu proszę sprawdzić, czy dostawy lub usługi wykonywane są w ramach umów sukcesywnych

Link na stronie: https://www.archeologia.uw.edu.pl/sekretariaty/formularze/

Kontakt w sprawie składania zamówień publicznych na Wydziale Archeologii – sekcja finansowa:

Magdalena Matera, e-mail: md.matera@uw.edu.pl  Tel. +48 22 55 22 802

Wniosek w sprawie zamówienia publicznego

ZARZĄDZENIE NR 294 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie trybów, zasad i form udzielania przez Uniwersytet Warszawski zamówień publicznych na usługi, dostawy oraz roboty budowlane oraz organizowania konkursów

• [Treść zarządzenia]
• [zmiany]
• załącznik – wersja edytowalna

Traci moc zarządzenia nr 22 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 16 czerwca 2014 r.

Lista dostaw i usług, które należy realizować w jednym z trybów zamówień publicznych i procedurze określonych w ustawie Prawo zamówień Publicznych [Więcej]

Publikacja ogłoszeń w BIP UW dla zamówień publicznych o wartości niższej niż 130tys. zł oraz art. 11 ust. 5 pkt 1, 2

[formularz-BIP_UW]

Procedury zakupu

Przed dokonaniem zakupu materiałów i zleceniem usług proszę o zgłoszenie planowanych wydatków do sekcji finansowej Wydziału (opiekunowi – dla projektów; dla subwencji – po. 119 (p. Magdalena Kijewska lub p. Dagmara Kulbicka)

Preliminarz wydatków powinien objąć  planowane zakupy materiałów, usługi,  aparaturę/środki trwałe. Dodatkowo: nr PSP/nazwę Katedry, źródło finansowania, planowany okres wydatkowania. Proszę o uzgodnienie z sekcją czy należy doliczyć dodatkowe koszty VAT , inne koszty podatkowe.

Przedpłata (faktura proforma) – termin płatności min. 14 dni ze względu na obieg dokumentów.

Zaliczka – ZARZĄDZENIE NR 15 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 17 kwietnia 2007 r. w sprawie zasad wypłat i rozliczeń zaliczek gotówkowych na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2007 r. Nr 4, poz. 233).

Uwaga:  Zaliczka nie może być zatwierdzona do wypłaty, jeżeli występujący o zaliczkę nie rozliczył się z poprzedniej, wyjątki i szczegóły dotyczące zakupów w Zarządzeniu nr 15 z 17 kwietnia 2007 (Monitor UW z 2007 r. Nr 4, poz. 233).

Zamówienia usług i dostaw z innych jednostek UW (noty wewnętrzne), np. wypożyczenia z BUW, zlecenia analiz laboratoryjnych – zgodnie z Komunikatem Kwestora nr 4/2017

•  wzór zamówienia do noty wewnętrznej

WAŻNE. Należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowość udokumentowania kwoty, która obciąża koszty projektu. Dla każdego projektu  / źródła finansowania musi być osobno wystawiona nota.

Kwota noty: PLN

Zamówienia na sprzęt komputerowy

• [Formularz]

Dokumenty dotyczące zakupów środków trwałych, aparatury specjalnej i wartości niematerialnych i prawnych (m.in. oprogramowania)

• Poz. 239 ZARZĄDZENIE NR 94 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 9 września 2019 r.
  w sprawie Zasad uznawania składników majątkowych za środki trwałe,
  wartości niematerialne i prawne oraz sposób ich amortyzacji i ewidencji
• Po zakupie:
• protokół odbioru i przyjęcie środka trwałego (OT) – Dziekanat Wydziału Archeologii

Uwaga: przed dokonaniem zamówienia proszę sprawdzić czy została podpisana umowa na dostawy/usługi sukcesywne. Jeśli jest podpisana umowa proszę o składanie zamówienia w firmie wyłonionej w przetargu zgodnie z zawartą umową.

Aktualny wykaz umów znajduje się na stronie Działu Zamówień Publicznych po zalogowaniu:

https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/

Wzory dokumentów DZP

https://dzp.uw.edu.pl/wzory-dokumentow/

Informacja o trwających postępowaniach (dostawy, roboty budowlane, dostawy)

https://dzp.uw.edu.pl/postepowania-przetargowe/

Ostatnia aktualizacja: 28.06.2024

Postępowania w toku – przed dokonaniem zakupu proszę o sprawdzenie czy została podpisana umowa:

• Usługi kurierskie
• Dostawy skoncentrowanych środków czystościowych
• Usługi przewozu autokarowego osób na terenie Polski
• Dostawy papierowych materiałów promocyjnych lub informacyjnych
• Dostawa materiałów promocyjnych innych niż papierowe
• Zakup sprzętu komputerowego – telefonów komórkowych dla jednostek Uniwersytetu Warszawskiego
• Sprzęt komputerowy
• Zakup papierowych artykułów higienicznych

Aktualne umowy ogólnouniwersyteckie – dostawy sukcesywne

Artykuły papiernicze

Dostawy artykułów biurowych

Dostawy materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kopiarek (tonery)

• W wyniku przeprowadzonego postępowania nr POUZ-361/271/2023/DZP prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na „Sukcesywną sprzedaż z  dostawą materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kopiarek dla jednostek Uniwersytetu Warszawskiego” została zawarta umowa  z firmą Golden Line Sp. z o.o.,  ul. Krakowska 150, 35-506 Rzeszów, na okres 24 miesięcy tj. od dnia 15 marca 2024r. do 15 marca 2026r. lub do wyczerpania kwoty umowy.

  Jednostką organizacyjną UW odpowiedzialną za koordynację wykonania Umowy jest Biuro Gospodarczo-Logistyczne. Ewentualne problemy, w szczególności nienależytą realizację Umowy przez Sprzedawcę, należy zgłaszać na adres e-mail: bg@adm.uw.edu.pl

  • Na podstawie umowy można zamawiać tylko produkty znajdujące się w katalogu.
  • Formularz zamówienia  należy wysłać na adres mailowy Wykonawcy: biuro@golden-line.pl jak również do wiadomości: marta.jaczewska@adm.uw.edu.pl i sylwia.grzesiak@adm.uw.edu.pl
  • Formularz zamówienia– Dla zamówień z jednostek Administracji Centralnej wymagany jest podpis Z-cy Kanclerza ds. Ekonomicznych
  • Dostawa nastąpi w przeciągu 5 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia.
  • Jednostki, dla których Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć materiały eksploatacyjne do drukarek, spoza Warszawy:
    1. Ośrodek OW-K „Bajka” w Łukęcinie
    2. DPTIW „Szeligówka” k. Zakopanego
    3. Ośrodek Wrzos w Kirach k. Zakopanego
    4. Europejskie Centrum Edukacji Geologicznej w Chęcinach.
    Zamówienia dla ww. jednostek będą składane raz na kwartał.

  Umowa nr POUZ-362/271/2023/DZP została zawarta na podstawie art. 132 ustawy z dnia 11 września 2019 r. -Prawo Zamówień Publicznych.

  Uwaga NOWOŚĆ!

  Dostawca ma obowiązek zgodnie z § 1 p.7 odbierać bezpłatnie zużyte tonery od jednostek UW.

  Po uzbieraniu i zapakowaniu przesyłki o wymiarach 50x50x70cm, do 30 kg, prosimy o kontakt w celu zamówienia odbioru biuro@golden-line.pl jak również do wiadomości: t.zwierzchowski@uw.edu.pl, podając swoje dane kontaktowe email, telefon oraz dokładny adres.

   

  Papierowe artykuły higieniczne

  W wyniku przeprowadzonego postępowania nr DZP-361/41/2023 prowadzonego w trybie podstawowym na „Dostawę papierniczych artykułów higienicznych dla jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Warszawskiego″ została wybrana firma ADATEX Grabarczyk Robert  ul. Dr Perzanowskiej 61GA 26-610 Radom. Z ww. firmą została zawarta umowa na okres 12 miesięcy od dnia 16 sierpnia 2023 r., lub do wyczerpania kwoty, na którą została zawarta umowa.

  Jednostką organizacyjną UW odpowiedzialną za koordynację wykonania Umowy jest Biuro Gospodarcze. Ewentualne problemy, w szczególności nienależytą realizację Umowy przez Sprzedawcę, należy zgłaszać na adres e-mail: bg@adm.uw.edu.pl

  • Na podstawie umowy można zamawiać tylko produkty znajdujące się w katalogu.  
  • Zamówienia należy składać na adres e-mail: adatex@o2.pl równocześnie do wiadomości Marta.Jaczewska@adm.uw.edu.pl
  • Formularz zamówienia

  Umowa nr DZP-362/41/2023 została zawarta na podstawie art. 275 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

   

Woda pitna

USŁUGI PRZEPROWADZKOWO-TRANSPORTOWE

Zamówienia na sprzęt komputerowy

Pełnomocnik ds. informatyzacji i cyfryzacji na Wydziale Archeologii

mgr Ireneusz Nazaruk
e-mail: ireneusznazaruk@uw.edu.pl

Proszę o kontakt z Pełnomocnikiem ds. informatyzacji przed dokonaniem zakupu sprzętu i oprogramowania.

Kontakt do DWI UW:  http://dwi.it.uw.edu.pl/ 

• W celu dokonania zakupu należy wypełnić i przekazać aktualny formularz ze strony internetowej DWI  i przekazać do akceptacji Dziekana i Pełnomocnika Kwestora po wcześniejszym uzgodnieniu zakupu z Pełnomocnikiem ds. informatyzacji i cyfryzacji na Wydziale Archeologii.

Zakupy sprzętu komputerowego dla jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Warszawskiego realizowane są zgodnie z zarządzeniem nr 294 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie trybów, zasad i form udzielania przez Uniwersytet Warszawski zamówień publicznych na usługi, dostawy oraz roboty budowlane oraz organizowania konkursów – ZARZĄDZENIE.

DWI realizuje zamówienia oraz przekazuje wnioski przetargowe do DZP zgodnie z harmonogramem: Harmonogram zamówień.

Stacjonarny sprzęt komputerowy objęty jest zerową stawką VAT zgodnie z Ustawą z dn. 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm., art. 83 ust.1 pkt 26)

Wykaz sprzętu objętego zerową stawką VAT.

UWAGA: DWI nie realizuje zakupów sprzętu audiowizualnego (rzutników, projektorów, itp.).

Zakupy sprzętu “peryferyjnego” (mysz, klawiatura, dyski, itp.) realizowane są przez Biuro Gospodarcze.

Dokumenty dotyczące zakupów środków trwałych, aparatury specjalnej i wartości niematerialnych i prawnych (m.in. oprogramowania)

• Poz. 239 ZARZĄDZENIE NR 94 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 9 września 2019 r.
  w sprawie Zasad uznawania składników majątkowych za środki trwałe,
  wartości niematerialne i prawne oraz sposób ich amortyzacji i ewidencji

• Po zakupie:
• protokół odbioru i przyjęcie środka trwałego (OT) – Dziekanat Wydziału Archeologii

REGULAMIN KORZYSTANIA ZE SPECJALISTYCZNEGO SPRZĘTU, BĘDĄCEGO NA STANIE WYDZIAŁU ARCHEOLOGII UW, NA POTRZEBY ZWIĄZANE Z PROCESEM KSZTAŁCENIA I PROWADZENIA BADAŃ:

Regulamin korzystania ze sprzętu WA UW uzupełniony 09.06.21-1

• Umowa użyczenia sprzętu specjalistycznego.

Procedura zakupu i odnowienia podpisów kwalifikowanych

Formularz – Zapotrzebowanie_na_podpis_kwalifikowany

Wymagane jest wypełnienie w pliku excel dwóch arkuszy (arkusz: Zapotrzebowanie i Lista imienna) oraz uzyskanie podpisu Dziekana i Pełnomocnika Kwestora

Dostawcami certyfikatów kwalifikowanych dla UW są:
– Cencert (umowa POUZ- 362/40 /20 23/DZP/1zawarta w trybie art.275 pzp, ważna do 2024-06-16 ).
– KIR (umowa POUZ- 362/40 /20 23/DZP/2 zawarta w trybie art.275 pzp, ważna do 2024-06-28 ).

Kierownicy projektów

Proszę o przesłanie wypełnionego dokumentu do sekcji finansowej na adres mailowy opiekuna projektu.

Pracownicy Wydziału Archeologii

Certyfikaty na potrzeby pracowników Wydziału – proszę o kontakt z Dyrektor Administracyjną p. Magdaleną Nowakowską – e-mail: wa.dyrektor.adm@uw.edu.pl

Certyfikaty. Podpis Kwalifikowany – informacje na stronie Działu Wsparcia Informatycznego

Odnowienie certyfikatu – Formularz

Odnowienie certyfikatu (przedłużenie umowy subskrybenckiej) odbywa się standardowo drogą elektroniczną, podpis musi być ważny w momencie odpisywania aneksu do umowy subskrybenckiej.

Termin ważności podpisu można sprawdzić za pomocą dostarczonego oprogramowania (Peam-Heart, SmartSign).

Informacje ogólne

Podpis kwalifikowany służy do podpisywania dokumentów elektronicznych podpisem uznawanym w całej Unii Europejskiej. Użytkownik otrzymuje kartę kryptograficzną zabezpieczoną PIN-em, na której przechowywany jest certyfikat z kluczem prywatnym użytkownika. Zestaw do podpisu zawiera także czytnik oraz oprogramowanie.

Na UW funkcjonują dwa rodzaje podpisów, które różnią się danymi wpisanymi na certyfikacie:

• podpisy używane w USOS do podpisywania legitymacji (studenckiej – ELS, doktoranta – ELD, nauczycielskiej – ELN)
• podpisy używane do podpisywania dowolnych dokumentów (np. umów)

Podpisem może posługiwać się jedynie jego właściciel. Nowe umowy subskrybenckie muszą być podpisane przez właściciela osobiście, w obecności inspektora reprezentującego firmę dostarczającą podpis kwalifikowany, po uprzedniej weryfikacji tożsamości właściciela (na spotkaniu z inspektorem należy okazać dowód tożsamości).

Podpisy kupowane przez UW zawierają także dane dotyczące Uczelni i ewentualnie dodatkowe dane dotyczące uprawnień (ELS/ELD/ELN). Zmiana danych np. nazwiska czy uprawnień wymaga wyrobienia nowego certyfikatu.

Umowy subskrybenckie zawierane są na czas określony.

Podpisy zamawiane są w zbiorczych zamówieniach cyklicznie.
Harmonogram dostępny jest TU.

Podpis kwalifikowany w dowodzie: proszę o wcześniejsze sprawdzenie czy w danej umowie/dokumentach istnieje możliwość akceptacji tym podpisem.

Informacje dotyczące wydania podpisu

Profil zaufany – Informacje dotyczące podpisu kwalifikowanego – epuap

Informacje o zastosowaniu podpisu zaufanego